E tudo começa com um sonho, uma ideia, uma vontade de criar algo novo, diferente e que faça a diferença. No princípio, como diz um cliente e amigo, Jacó Lavinsky (ex-presidente do Conselho Brasileiro de Oftalmologia e do Congresso brasileiro de Oftalmologia) tudo são rosas. Mas quanto mais o tempo passa e mais próximos chegamos ao evento, começamos a enxergar os espinhos das rosas. E é nesse momento que as coisas tomam rumo, para o bem ou para o mal.

Entre o campo das ideias e a execução perfeita de um evento, passam-se dias, meses, por vezes anos de preparação e trabalho. E o que faz toda a diferença, ao final, são as pessoas encarregadas do projeto!

Sim, por que atrás de tudo o que acontece, nos bastidores do evento, estão pessoas que trabalham e se dedicam para que os resultados possam ser alcançados, para que as ideias se transformem em eventos de grande resultado.

Por isso que, por exemplo, quando começamos na CCM, definimos que nosso papel não seria o de simplesmente organizar eventos. Faríamos mais, dividiríamos riscos e resultados com os clientes, nos aproximaríamos dos patrocinadores, cuidaríamos para que os congressistas pudessem experimentar o evento na sua plenitude. Por tudo isso, definimos que o que fazemos é o Gerenciamento de Eventos, e que a nossa missão é a de transformar as ideias criativas, diferentes, inovadoras de nossos clientes e parceiros em eventos de resultados grandiosos.

E como fazer isso sem pessoas qualificadas, dedicadas, motivadas, criativas e dispostas a encarar horas de trabalhos para arrumar um mísero detalhe?

Essa é a questão chave em eventos: não importa o tamanho da sua ambição. Realizá-la vai demandar esforços gigantescos que só poderão ser concretizados por gente realmente capaz!

Eventos só acontecem porque pessoas se reúnem para realizá-los, para pessoas que se interessam em participar. É um trabalho de pessoas para pessoas, e portanto como requisito básico para boas relações interpessoais, precisamos como profissionais preparar nossas equipes para que o respeito e a empatia estejam sempre presentes ao longo de nossos relacionamentos com clientes, fornecedores e patrocinadores.

E obviamente, pessoas não se auto-organizam para que as coisas funcionem bem. É preciso que além das pessoas certas a gente tenha algumas coisas básicas em mente:

  • Pessoas precisam de sonhos e ideias ambiciosas pelas quais valha a pena trabalhar. Codificar esses sonhos e ideias em objetivos e metas do projeto/evento é o papel do gestor. E esse é o ponto de partida para o sucesso do negócio.
  • Metas e Objetivos, para que possam ser alcançados, precisam ser desdobrados em projetos e ações, e em eventos isso se traduz em quatro instrumentos básicos
    1. Um Orçamento Financeiro, que contemple todas as receitas e despesas possíveis do evento em questão
    2. Um cronograma do Projeto, com as principais etapas que devem ser cumpridas para a realização do evento;
    3. Para cada etapa importante, um check list de tarefas que devam ser verificadas, atestando que estamos no rumo certo
    4. E que tudo isso possa estar de alguma forma descrito em algum local de forma que todos possam visualizar o evento na sua totalidade.
  • Ações, projetos, metas, objetivos necessitam de acompanhamento constante. E como estamos falando de pessoas distintas trabalhando em diferentes pontos do projeto, estamos falando da necessidade de acompanhamento e controle, através de reuniões periódicas de avaliação do andamento das atividades.

Pessoas.

Behind the Scenes temos muitas pessoas, trabalhando de forma ordenada, incansável e dedicada por um sonho, uma ideia. Talvez por isso que projetos grandiosos só aconteçam quando todos os envolvidos compram a ideia na qual vão trabalhar.