Em um mundo moderno e dinâmico que vivemos, qualquer atividade profissional requer constante atenção a futuras tendências e acontecimentos na políticia, economia e também na sociedade. A gestão de eventos tem no planejamento financeiro uma ferramenta para se proteger e garantir um bom resultado ao final do projeto.

O mais importante, em qualquer gestão, é estabelecer objetivos. Em se tratando de planejamento financeiro, isto é ainda mais relevante. Sabemos que um projeto ou evento tem início anos antes da sua efetiva realização. Estabelecer metas, desde o começo, é dar um norte para todas as decisões envolvendo o projeto. O passo seguinte é definir as métricas para acompanhar se estamos no caminho certo para atingirmos as metas finais. As metas devem sempre ser separadas entre a meta final, ou seja, o objetivo que queremos alcançar, e metas de caminho, aquelas que tem mais a ver com o que fazemos no dia a dia e que, se cumprirmos, provavelmente atingiremos a meta final.

Naturalmente, em todo o período de planejamento, as condições frequentemente mudam. Aquilo que imaginamos no início pode não acontecer como planejado. Por isso, é necessário estar pronto para mais de um cenário. Dimensionar receitas e despesas em uma opção pessimista, ou seja, baixas receitas e altas despesas, e um cenário otimista, com receitas mais elevadas e despesas dentro da normalidade, é o mínimo que se espera de um bom gerente de projetos. Deve haver, entretanto, planos A, B e C. Sempre devemos ter em mente, com clareza e antecipação, aquilo que podemos abrir mão caso as receitas não atinjam as expectativas, sem comprometer a qualidade nem a segurança dos participantes.

Para realizar o planejamento financeiro, quanto mais informações tivermos, melhor. Eventos consolidados, recorrentes e que acontecem no mesmo local nos possibilitam uma maior previsibilidade tanto de receitas quanto de despesas. Aqueles que tem rotatividade de cidades sede, trazem uma dificuldade extra ao exigir cruzar informações de eventos diferentes realizados no mesmo local e também tendências de aumento ou queda de público, sem falar nos patrocinadores. Tudo conta nesta preparação: histórico de quantidade de público e receita com inscrições, número de expositores e receita de patrocínio, apoiadores e outros. Com isso, temos dados para começar o planejamento financeiro.

Não podemos deixar de comentar que estamos em um país instável: enquanto a economia ainda patina na sua recuperação, temos que lidar com uma série de questões da nossa realidade: a escalada de violência nas grandes cidades tira público e apoio de eventos realizados na cidade; uma greve de caminhoneiros para o país e inviabiliza entrega de fornecedores; uma declaração fora de lugar eleva o dólar e passagens aéreas ficam instantaneamente mais caras; uma decisão judicial ou do governo pode atingir um determinado setor ou Empresa e os investimentos em eventos podem cair drasticamente; chuvas torrenciais combinadas com a falta de planejamento urbano e investimentos em infraestrutura podem inundar o hotel do seu evento, entre outras tantas como estas. Não temos como saber quando e se essas situações irão ocorrer. Temos, entretanto, que estar prontos para lidar com elas.

Em síntese, objetivos, metas e métricas são indispensáveis no planejamento financeiro na gestão de eventos, pois norteiam nossas decisões. Precisamos estabelecer cenários diferentes que nos dêem flexibilidade para adaptar nosso evento para a realidade que se coloca durante o período de preparacão e estar preparados para saber lidar com as eventualidades que se apresentam. Realizar eventos é um desafio extremamente complexo e exige, além da especialização, uma visão sistêmica e atenção ao que acontece na nossa sociedade. Sem uma gestão financeira adequada, coloca-se em risco o sucesso do evento, por isso, prepare-se, planeje-se e proteja-se e vá em direção da meta.