Supply Chain Management (SCM) é a gestão de um conjunto de empresas e pessoas que se relacionam e que através de um fluxo de informações e contra fluxo de serviços fazem com que os desejos dos clientes finais sejam atendidos. Na cadeia de eventos representa toda a gestão de contratações de serviços e produtos de acordo com as especificidades de cada projeto, e é gerenciada pelas empresas organizadoras de eventos. Uma excelente gestão do Supply Chain é o que traz a redução de custos operacionais e consequentemente um impacto no resultado final dos projetos executados pela empresa organizadora de eventos, o que torna o evento de alta performance, ou seja, redução de custos com maior rentabilidade e excelência de atendimento e entrega.

E quais são os principais desafios?

É que geralmente as cadeias de serviços e demandas não são lineares, ou seja, há uma demanda multilateral, das próprias empresas de serviços e de produtos a serem entregues para execução de um evento e também as necessidades do cliente que é atendido, as questões logísticas e de transporte da entrega dos produtos no local do evento, também os recursos humanos necessários para sua execução, além de todas as questões legais pertinentes ao processo. Outra dificuldade é o timing do evento e do cliente, que não pode esperar para que o produto ou serviço seja entregue, visto que o evento acontece em uma data específica e previamente agendada.

De forma geral as necessidades dos clientes são personalizadas e específicas e então há um encolhimento na janela de serviços disponíveis na cadeia produtiva de eventos e devido a isso é preciso coordenar com primazia este fluxo de informações e o contra fluxo de entrega de serviços com clientes cada vez mais exigentes e um tempo de execução que as vezes não é o ideal para entrega de determinado serviço, o que representa o maior desafio para os gerentes de projeto na área de eventos.

Exemplificando, para entregar a pasta do congressista na data do evento, o que aparentemente é uma tarefa simples, é preciso gerenciar a contratação da empresa que irá produzir a pasta de acordo com as solicitações do cliente, é preciso negociar para adequar o custo de produção da pasta ao orçamento aprovado do evento, é necessário determinar o prazo de entrega e a logística de transporte das pastas, uma vez que nem sempre empresas locais conseguem atender o preço e a qualidade necessários. Após entregue no prazo combinado, é necessário efetuar a montagem dos itens que comporão a entrega ao congressista. Verificar quais são as empresas patrocinadoras que adquiriram como item de contrapartida a divulgação de seus produtos ou serviços em encartes na pasta, que já foram previamente informadas do local e prazo de entrega limites dos materiais. A brochura do programa final do evento é outro item que normalmente compõe a pasta, que passou por diversas revisões e design até chegar a gráfica onde foi impresso e embalado e enviado ao evento, juntamente com uma caneta e um bloco de anotações dentre os quais também passaram pelo mesmo processo: negociação de valores, modelo, negociação do prazo de entrega, adequação, execução e entrega. No local do evento é executada uma linha de montagem por staff previamente contratado para atender o evento, que geralmente é definido meses antes do evento, que precisa se deslocar até o local onde o evento está ocorrendo, ter seu contrato, pagamento e custos com alimentação e hospedagem já pré-definidos e alinhados. Ou seja, uma simples ação durante o evento na verdade passou por um conjunto de ações, e pelo gerenciamento do fluxo de informações que constituem a cadeia de suprimentos e serviços.

Como diminuir os riscos do SCM?

No Supply Chain na cadeia de eventos a diminuição de riscos se dá devidamente ao acesso a informação e ao conhecimento da cadeia de suprimentos e serviços de eventos, ao relacionamento com os fornecedores, aliado a experiência na execução de projetos de eventos e na agilidade na tomada de decisões.

Portanto o gestor do projeto de evento tem um papel definitivo no SCM de eventos de alta performance, deve ter um alto grau de conhecimento e experiência no segmento, coletando e analisando informações com o cliente que serão demandas para uma equipe bem preparada e capaz de agir de forma rápida e eficaz na tomada de decisões. Deve estar preparado para atender as expectativas do cliente final através do domínio e organização das informações de forma eficiente e gerenciar o budget do evento e do SCM com foco no corte de custos, com os melhores resultados possíveis.Logo ao contratar uma organizadora de eventos, que fará a gestão da cadeia de suprimentos certifique -se de que ela tem a experiência e capacidade técnica adequada, pois isso é o que determinará o sucesso do evento e o tornará um evento de alta performance.